O dois fatores que definem uma atividade são: urgente e importante. A administração eficaz do dia-a-dia nos recomenda a fazer primeiro o mais importante e não o mais urgente. Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. As coisas urgentes se impõem a nós. Eles nos pressionam, insistem para que alguma providência seja tomada. A importância, por outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui para a missão, e metas prioritárias.
As questões importantes que não são tão urgentes exigem mais iniciativa, mais proatividade. Precisa-se agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam. Se não for praticado o Hábito 2, não se tem a idéia clara do que é importante, dos resultados que se pretende para a vida e se cai com facilidade na mera reação ao que é urgente.
O quadrante II está no centro da administração pessoal eficaz. Ele lida com as coisas que não são urgentes, mas que são importantes. Ele lida com coisas como melhorar relacionamentos, redefinir uma declaração de missão pessoal, planejamento em longo prazo, exercícios, manutenção preventiva, preparação – todas as coisas que se sabe que precisa ser feito, mas às quais raramente se é dedicado, pois se sabe que não são urgentes.
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